“Til forretten hang flæskesvær i snore fra balloner,” fortæller Mette Fisker.
Arrangementet handlede om noget helt andet end mad, men gimmicken gjorde indtryk og bliver husket flere år efter.
WOW-effekt er én stærk ingrediens til en god event, men du har mange flere krydderier på hylden at vælge mellem.
Jeg har interviewet Mette Fisker, som ejer ConferenceCare, som organiserer events for alle fra FN over Salesforce til ministerier.
Her er vores snak kogt ned til fem gode råd om at få deltagerne til at dukke op, at gøre det til en god event, og hvordan du får mest udbytte af at organisere eventen.
1: Sæt et mål – og mål på det
Stil dig selv spørgsmålet:
“Hvad vil jeg gerne opnå?”
Lidt mere konkret:
1: Hvad er succeskriterierne?
og
2: Hvad skal deltagerne sige efterfølgende?
Derefter kan du sætte et SMART-mål på de to. Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time Related. Mere om SMART på Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
Når dit formål er klart, skaber du arrangementet rundt om det, og du opsætter en måling:
1) “80 % skal kunne gengive vores mål og strategier for næste år.”
2) “80% skal svare ja til, at de har talt med en person, de ikke kendte i forvejen.”
Dét kan måles med et spørgeskema, og man kan bygge indholdet på eventen op omkring, at folk bliver engagerede – og at de ved, at de bliver spurgt bagefter.
Hvis målet med din event er at sælge dit produkt, skal du beregne kontaktprisen i forhold til budgettet og holde omkostningerne op mod det forventede salg:
Beregn, hvad én deltager er værd: 200 kr.? 600 kr.? 10.000 kr.? Fuldstændig som var det en Google Adwords-kampagne.
Nu ved du, hvorfor du holder en event, og hvordan du vurderer, om det har været en succes, og hvordan du kan lægge et fornuftigt budget.
Bedre med et lille fyldt lokale end et stort og halvtomt venue.
2: Presseomtale: Er din event PR-egnet?
Mange kommer til Kemp & Kjær med spørgsmålet, om vi ikke kan skabe noget presseomtale på deres event.
Det kan vi godt.
Hvis eventen har pressepotentiale.
Pressepotentiale er, at der er noget, som en journalist gerne vil fortælle læserne. Noget aktuelt, væsentligt, identifikationsskabende, sensationelt og som har en konsekvens – som betyder noget for nogen.
En taler, der holder et oplæg, er interessant, hvis taleren er meget kendt og/eller fortæller om noget nyt og banebrydende. Derfor kommer pressen til Bjarne Riis’ doping-indrømmelse, men det er sværere at få pressedækning på en lancering af en ny feature til en B2B cloud service.
Lanceringen kan sagtens være interessant for branchemedier, især hvis du kombinerer lanceringen med en brancheekspert og mulighed for at møde andre “pinger” fra branchen. Deltagerne til eventen kan være interessante for journalister, der gerne vil møde dem. Men vær opmærksom på, at de måske kun skriver om de kendte, hvis ikke eventen er interessant nok – eller sammenhængen mellem dem og eventen ikke er oplagt.
Mange events har fagligt indhold med eksterne talere, og det er fantastisk branding af virksomheden. Men hvis journalister skal skrive om det, skal der være en lancering af ny, banebrydende viden: Hvis man kan finde indholdet på nettet i forvejen, er det sjældent nok, at en forsker står og fortæller.
Eventen kan også være så spektakulær i formen, at det får journalisterne til at komme:
Hvis man vil springe ud fra en flyvemaskine (uden faldskærm?) eller sprænge en bygning i luften – så kan der være så gode billeder i det, at TV-stationerne vil kommer – helt uden kendis-effekt.
Råd nr. 3: Aktivér deltagerne – det er det, folk vil have
Mette Fiskers bedste “billige” trick til at skabe engagement hos deltagerne:
“Giv folk lov til at præsentere sig selv ved bordene eller over for sidemanden. Det skaber energi: Det tvinger folk til at tænke og fokusere. Det er forløsende, og deltagerne smider parkeringsbøvl og institutionssnotnæser ud af hovedet.”
“Man kan hjælpe folk på vej, ved at sige at de skal hilse på hinanden og lige tale to og to om et emne i to minutter.
Det skaber energi på meget kort tid.
Derefter kan man se, at folk går til pause sammen og hænger ud sammen. Der bliver knyttet bånd,” fortæller Mette Fisker.
En anden nem måde at fremme netværkseffekten er at bede folk skifte plads tre gange i løbet af eventen.
“Hvis I laver en måling efter eventen, så sig det i starten, så folk ved, at de bliver målt på at møde nye mennesker, eller hvor meget de kan huske fra oplæggene. Så bliver deltagerne mere opmærksomme på at være med,” siger Mette Fisker og fortsætter:
“Jeg tror på, at mennesker i fremtiden meget gerne vil tale med hinanden. Det udfordrer os, der laver arrangementer, for der skal være tid til at tale sammen. Man skal tænke det ind i sit arrangement i løbet af programmet. Oplægsholderne konkurrerer med Youtube, hvor folk ofte kan finde indholdet i forvejen.”
4: Skab WOW-effekt
Hvad får os til at sige “WOW”?
Det uventede og pludselige.
Men hvor svært er det at overraske sit publikum?
Mette Fisker deltog i VL-døgnet i Operaen for et par år siden:
“Ved den ene indgangsdør stod nogle smilende, pæne kvinder og tog imod. Ved den anden dør stod der mænd. Flertallet af deltagerne var mænd.
På et tidspunkt spurgte konferencieren: “Hvor mange gik ind ad den ene dør?” Det viste sig, at de fleste havde valgt døren med kvinderne.
Løbende igennem dagen blev der også offentliggjort målinger bl.a. af folks adfærd ved buffeten.
Deltagerne blev nudget til forkellige typer adfærd og fik umiddelbart derefter præsenteret målingerne af, hvordan nudgingen påvirkede deres adfærd.
Det var virkelig en WOW-oplevelse”, fortæller Mette Fisker.
WOW gør, at folk husker eventen, får hjernen i sving, vågner op. Alle får en god oplevelse, og folk får noget at snakke med hinanden om, så netværkselementet fungerer bedre.
5: Markedsføring: Du er i hård konkurrence
Når du skal have folk til at komme til din event, kan det være fristende at tænke PR, men i de fleste tilfælde vil journalister mest være interesserede i at dække selve eventen – ikke lave reklame for den up front.
Inden for erhvervsevents skal du investere i at markedsføre din event. Tid – og nok også penge.
Skab hype om eventen ved at dele relateret indhold på sociale medier – der hvor dit event-publikum befinder sig. Skriv jævnlige nyhedsbreve, som fortæller om, hvad der sker, og hvor du gradvist afslører programmet.
Folk kommer, hvis de kan se en personlig gevinst, især hvis de kan møde nogle spændende mennesker. For at legitimere tidsforbruget over for arbejdspladsen skal der være et relevant fagligt indhold, som gavner jobbet.
“Vi er mere følelsespåvirkede, end vi erkender”, siger Mette Fisker, og fortsætter:
“Materialet – invitationer, website og alt det andet – skal være lækkert og flot. Hvis det ikke er top-professionelt, bliver det slettet, fordi det er i konkurrence med alt muligt andet i folks indbakker og sociale feeds.”
“Du konkurrerer med mange andre arrangementer, med tiden på arbejdspladsen og med familietid,” understreger Mette Fisker.
Det er en skønhedskonkurrence, og alle kneb gælder for at vinde.
Så ifør dig passende makeup, stram butterflyen og kast dig ud i ræset om opmærksomheden.
Bonusråd: Minimer frafald
#1: Hvis du laver en kort event, så afhold den om morgenen. Om eftermiddagen vil du opleve meget frafald, da folk bliver optaget af andre ting og liiige skal nå et eller andet – og så fravælger de din event i sidste øjeblik. Om morgenen kommer der ikke noget i vejen (udover institutionssnotnæser – men det sker også om eftermiddagen!)
#2: Sørg for, at folk committer sig til at komme, hvis det er en gratis event. Gode værktøjer er f.eks.:
- “No show fee”.
- Lav en offentlig deltagerliste.
- Gør folk opmærksom på deres personlige rolle, og hvem man som deltager skal lave noget sammen med.
Kort sagt: Gør det besværligt og/eller pinligt/dyrt at blive væk.
God fornøjelse med din event!
